۶ استراتژی برای نوشتن ارائه عالی

پرزنتیشن یا همان ارائه های از پیش نوشته شده، یک راهکار عالی و کارآمد برای به اشتراک گذاری ایده ها است؛ البته به شرطی که بتوانید نکات مورد نظر خود را به شکل واضح و موثر به نمایش بگذارید و ارائه دهید.

عوامل ارتباطی دیگری نیز هستند که می توانند بر کیفیت ارائه شما اثر بگذارند. عواملی مانند فن بیان و زبان بدن. با این حال، داشتن یک متن ارائه خوب و قوی منبعی است که ماندگاری بیشتری دارد و مخاطبین می توانند حتی بعد از به پایان رسیدن ارائه، به آن دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.

چه بخواهید یک گزارش کار را به اطلاع مخاطبین برسانید و چه برای پایان نامه خود در حال تهیه پرزنتیشن باشید؛ در این مطلب نکاتی وجود دارد که به در هنگام نوشتن اسلاید ها به شما کمک خواهد کرد.

چگونه یک ارائه تاثیر گذار بنویسیم

۱٫ حجم متن را کم نگه دارید

سرویس Venngage که یک سرویس طراحی اینفوگرافیک است، در سال ۲۰۱۹ تحقیقی روی پرزنتیشن ها انجام داد. این سرویس از ۴۰۰ ارائه دهنده که در کنفرانس MarTech در سال ۲۰۱۸ شرکت کرده بودند نظر سنجی کرد. نتیجه این تحقیق نشان داد که بیشتر از نصف پاسخ دهندگان (۵۴٫۹ درصد) اظهار داشته اند که متن، میزانی کمتر از ۲۵% ارائه آن ها را تشکیل می داد.

توجه داشته باشید که مخاطب شما در یک ارائه، نه تنها باید به حرف های شما با دقت گوش کند بلکه حواسش به سرنخ های فیزیکی غیر شفاهی (مانند حالت دست ها، تماس چشمی و غیره) نیز هست. پس با اضافه کردن متن های حجیم به اسلاید های خود، شما چالش بیشتری برای مخاطب ایجاد می کنید که امری نامطلوب است و در واقع یکی از اشتباهات رایج در پرزنتیشن محسوب می شود که باید از آن دوری کنید.

در عوض، نکات حیاتی و اطلاعات مرتبط را از روایت خود استخراج کنید و فقط آن ها را در اسلاید به نمایش بگذارید. بعضی از ارائه دهندگان از تکنیک ۶×۶ استفاده می کنند تا در دام استفاده بیش از حد از متن نیفتند. این تکنیک می گوید که در هر اسلاید تنها از شش خط یا بولت (نقطه هایی که سر هر خط قرار می دهیم تا موضوعات را از یکدیگر تفکیک کنیم) استفاده کنید و هر کدام از این شش خط، نباید بیش از شش کلمه داشته باشد. با پیروی از این قانون می توانید مطمئن باشید که مخاطب شما از حجم زیاد متن خسته نخواهد شد.

۲٫ در هر اسلاید به یک ایده بپردازید

علاوه بر خلوت نگه داشتن اسلاید ها و پرهیز از متون سنگین، تمرکز بر یک ایده مشخص در هر اسلاید نیز کمک می کند تا مخاطبین راحت تر با شما همراه شوند. گنجاندن چندین ایده در یک اسلاید باعث میشود تا مخاطبین حواسشان پرت شود و از اهمیت هر ایده غافل شوند.

با اختصاص دادن هر اسلاید به یک ایده، شما به آن ایده این فرصت را می دهید تا فضا برای خودنمایی داشته باشد و کاملا به چشم بیاید. برای مثال می توانید از فونت ها و تصاویر متنوع برای بیان اهمیت آن ایده استفاده کنید.

۳٫ جملات خود را ساده سازی کنید

یک راه برای این که در مصرف متن در اسلاید خود زیاده روی نکنید، استفاده از جملات نیمه تمام اما ساده و واضح است.

برای مثال، به جای آن که بنویسید «مزیت استفاده از سیستم سرمایشی فوندانت این است که کیک های طرح مجسمه ای را به خوبی نگه می دارد، به راحتی می شود آن را در یک ورق صاف رول کرد و از رطوبت کیک نیز محافظت می کند»، می توانید تمام این جملات را ساده سازی کنید و به این شکل مطرح نمایید:

مزایای فوندانت:

• طرح های مجسمه ای
• رول کردن راحت
• حفظ رطوبت کیک

اصطلاحات کوتاه و واضح که از علائم نگارشی مختلف مانند ویرگول و نقطه در آن ها استفاده نشده است، راحت تر با مخاطب ارتباط برقرار می کنند و بدون آن که حواس او را پرت کنند منظور را می رسانند.

۴٫ از تصاویر اثرگذار استفاده کنید

همان تحقیق از Venngage که در بخش های قبلی به آن اشاره شد، در جای دیگر اظهار می کند که ۸۴٫۳ درصد از ارائه دهندگان به شکل جدی بر استفاده از تصاویر تمرکز داشته اند. اضافه کردن المان های تصویری به پرزنتیشن باعث می شود تا ارائه شما سرگرم کننده تر و منعطف تر به نظر برسد.

البته حواستان باشد که گاهی اوقات تصاویر ممکن است آنقدر جلب توجه کنند که حواس مخاطب را از ایده اصلی پرت کنند و یا حتی با ایده اصلی در تضاد باشند؛ مثلا استفاده از تصاویر نوستالژیک و قدیمی باعث تحریک احساسات مخاطبین شما می شود اما یک عکس عادی و رنگی این کار را انجام نمی دهد.

به همین ترتیب، استفاده از گراف ها و نمودار های جذاب و ساده نسبت به استفاده از داده های آماری خشک در قالب متن بسیار بهتر است و مخاطبین راحت تر با آن ارتباط برقرار می کنند و سردرگم نمی شوند.

۵٫ برای مخاطبین خود بنویسید

وقتی می خواهید برای اسلاید خود متن بنویسید، بسیار مهم است که جمعیت هدف را در نظر داشته باشید. آیا آن ها عده ای افراد متخصص و با تجربه در آن زمینه هستند؟ یا افرادی با سطح دانش و تحصیلات متنوع و متفاوت هستند؟

بسته به این که مخاطب شما کدام دسته از افراد هستند، تصمیم بگیرید که آیا استفاده از لغات و اصطلاحات تخصصی مناسب است یا نه. حتی اگر برای افراد متخصص و با تجربه می خواهید ارائه کنید، باز هم تا جایی که می شود سعی کنید از اصطلاحات پیچیده استفاده نکنید و توضیحات ساده ارائه دهید تا دنبال کردن شما راحت تر باشد و فکر مخاطبین را درگیر نکند.

۶٫ از اسلاید به عنوان نوت (یادداشت) استفاده نکنید

یک ارائه موثر و موفق عناصری دارد که لزوما در اسلاید ها اثری از آن ها نیست. به عنوان مثال استفاده از یک حکایت یا داستان بامزه مرتبط با بحث در ابتدای ارائه، یک تکنیک پرزنتیشن است که وقتی فقط به صورت شفاهی بیان شود بسیار اثرگذار تر خواهد بود تا این که در اسلاید به آن اشاره شود.

یک اشتباه اساسی و بزرگ در پرزنتیشن این است که تمام حرف خود را از روی اسلاید ها بخوانید. خط به خط و کلمه به کلمه. این کار نه تنها با نکته اولی که در این مطلب بیان کردیم در تضاد است، بلکه باعث می شود فضایی خشک و بی روح و کسل کننده هنگام ارائه شما ایجاد شود. به طوری که مخاطبین ترجیح می دهند فقط فایل ارائه را به شکل دیجیتال دریافت کنند و در ارائه شما شرکت نکنند.

وقتی از ابزارهایی مانند مایکروسافت پاورپوینت برای ارائه استفاده می کنید، از قابلیت های مانند speaker notes استفاده کنید. این قابلیت اجازه می دهد تا نوت ها و یادداشت های خود را در جایی به غیر از اسلاید ها بنویسید و اسلاید ها را حرفه ای و تمیز نگه دارید.

با استفاده از این نکات ساده، قادر خواهید بود تا مخاطبین خود را راحت تر آگاه کنید، به آن ها انگیزه دهید، سرگرمشان کنید و یا با استفاده از پیامی روشن و واضح آن ها را به فعالیت وا دارید.